Controlar custos, garantir o cumprimento das políticas corporativas, reduzir o tempo dedicado à prestação de contas e atender às necessidades dos colaboradores em viagens corporativas exige esforço e organização. Entre tantos desafios, a tecnologia tem sido aliada dos profissionais que fazem a gestão do turismo corporativo de grandes empresas, seja em relação à aplicabilidade de ferramentas, seja facilitando a integração entre áreas.
Compras, Facilities e Supply Chain participam, muitas vezes, de processos que vão da definição das políticas e contratação de fornecedores à aprovação de viagens e prestação de contas. "Em operações de grande porte, com dezenas de milhares de funcionários em viagem ao mês, as solicitações aumentam a necessidade de controle e padronização e, por isso, a gestão eficaz envolve diferentes áreas dentro das empresas. Imagine para o gestor de compras que responde por essa categoria diante da diretoria financeira, o ganho não é apenas identificar qual é o gasto, e sim ter cada transação classificada automaticamente no momento em que ela acontece, com histórico auditável pronto para negociação, saving e prestação de contas", afirma o cofundador e diretor de Negócios da VOLL, Luiz Moura.
Essas questões estarão em debate no Travel Connect 2026, que acontece em 9 de setembro, no WTC Golden Hall, em São Paulo (SP). Em sua edição comemorativa de cinco anos, o evento de inovação promovido pela agência de viagens VOLL, terá entre as três novas trilhas de conteúdo, a "Procurement em Rota", dedicada exclusivamente ao profissional que cuida do processo estratégico de identificar, negociar e adquirir bens ou serviço que uma empresa precisa para operar com eficiência, garantindo o melhor preço e economia. Ela foi desenvolvida em parceria com a Live University, referência na formação de profissionais de Compras.
A programação da trilha contará com Alex Leite, diretor da Live University/Inbrasc, referência na formação de profissionais de Compras. Também participam Jamil Syrio, head de Procurement da XP, Pedro Durigon, head da Citrosuco, Marcelo Tiverão, gerente de compras da Marisa e Roberto Caram, diretor de Facilities e Suprimento da FM2C.
Conforme explicou Luiz Moura, "O Travel Connect cresceu porque o setor cresceu. Gestores de viagens, compras e supply chain têm sido cada vez mais estratégicos dentro das empresas e a elevada proporção de participantes interessados tanto tempo antes do evento acontecer reflete isso", afirma Moura. As inscrições para o evento estão abertas e podem ser feitas pelo link Link.
Como grandes empresas têm enfrentado os desafios
Na Arcos Dourados, maior franquia independente do McDonald's no mundo, a gestão de viagens era descentralizada e havia insatisfação entre viajantes, secretárias e gestores de centros de custos. A empresa também buscava reduzir processos realizados por e-mail e ampliar o controle sobre a operação.
Segundo dados da empresa, o NPS da operação, que estava abaixo de 40, chegou a 82 em fevereiro de 2025 e hoje são mais de 2 mil colaboradores atendidos.
O Itaú Gestão de Ativos (IGA) também passou por uma revisão de sua operação. Antes da mudança, trabalhava com cinco agências homologadas sem integração entre elas, cenário que dificultava a padronização dos processos e a consolidação de indicadores. O projeto envolveu as áreas de Viagens, Compras, Auditoria, Compliance e TI.
Segundo dados fornecidos à VOLL, a iniciativa gerou mais de R$ 157 milhões em economia com passagens aéreas e reservas de hotéis em 2024. A operação alcançou ainda 98% de adesão à plataforma, 97% das solicitações realizadas por autosserviço e 100% de conformidade em auditorias internas. O projeto recebeu o Prêmio Inbrasc 2025, na categoria Viagens, juntamente com a VOLL.
Os exemplos mostram que a gestão de viagens corporativas deixou de ser uma responsabilidade isolada e passou a envolver diferentes áreas da empresa. Facilities, Compras e Supply Chain dividem responsabilidades que vão do controle de custos e cumprimento das políticas à integração de sistemas e melhoria dos processos.
O diretor de Negócios da VOLL acredita que quando essas áreas trabalham de forma coordenada, a empresa consegue reduzir despesas, agilizar a operação e ter mais controle sobre as viagens realizadas pelos colaboradores. "Com uma gestão mais eficiente, os profissionais podem se concentrar no objetivo principal de muitas dessas viagens, que é fazer negócios, estreitar relacionamentos e gerar novas oportunidades para a empresa", conclui.